怎樣將展會(huì)活動(dòng)策劃現(xiàn)場(chǎng)處理好？
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大家都知道，在中國(guó)大大小小的展會(huì)活動(dòng)每一年都會(huì)舉辦很多，特別是在北京、廣州這樣的大城市，經(jīng)常舉辦一些大型展覽活動(dòng)策劃，這里面也自然少不了很多企業(yè)的積極參與，而不少的活動(dòng)策劃公司為了幫助企業(yè)將展會(huì)活動(dòng)策劃搞好，付出了不少的努力。下面，睿陽(yáng)活動(dòng)策劃公司就跟大家說(shuō)說(shuō)，怎樣將展會(huì)活動(dòng)策劃的現(xiàn)場(chǎng)處理好。
展會(huì)活動(dòng)策劃的悲催生命周期：
一般來(lái)說(shuō)，一場(chǎng)展會(huì)活動(dòng)的正式展出時(shí)間往往只有三到四天，再加上前期布展1-2天或最后撤展的1天，合計(jì)大約5-6天。于是我們看到了一個(gè)展會(huì)活動(dòng)非常悲催的生命周期：
第一天，搭建展位場(chǎng)地，大量貨車涌入，裝修裝飾公司現(xiàn)場(chǎng)布展，活動(dòng)策劃公司負(fù)責(zé)人或展位主辦方代表到場(chǎng)查看，一個(gè)個(gè)形態(tài)各異的展位展架拔地而起，參展企業(yè)人人充滿了希冀和美好向往；
第二天，開(kāi)始布展，著重是參展產(chǎn)品的布局和一些細(xì)軟物料的鋪設(shè)。如卡通模特假人POP等、聲光電設(shè)備、禮品贈(zèng)品手提袋等配備、甚至插線板、飲水機(jī)等各項(xiàng)物料。
第三天，今天正式開(kāi)始展出，由于是剛開(kāi)始，所以秩序井然，參展企業(yè)工作人員也通常會(huì)熱情高漲、嚴(yán)陣以待。觀眾游客也通常最多，熙熙攘攘、人頭攢動(dòng)，整個(gè)景象和氣氛都體現(xiàn)出熱鬧、壯觀。
第四天，展會(huì)活動(dòng)進(jìn)入中期，參會(huì)觀眾游客通常會(huì)衰減至一半，但也不乏有個(gè)別真正不想趕場(chǎng)子湊熱鬧的目標(biāo)客戶，昨天嫌人多沒(méi)來(lái)，今天剛好過(guò)來(lái)。但參展企業(yè)的人則由于忙了昨天一天，今天已經(jīng)呈現(xiàn)出例行公事的樣子了。熱情度有很大衰減。
第五天，展會(huì)活動(dòng)進(jìn)入后期，參展企業(yè)人員已經(jīng)明顯出現(xiàn)疲態(tài)，甚至有一點(diǎn)巴不得趕緊結(jié)束收攤走人。部分企業(yè)展位干脆開(kāi)始就地瘋狂甩貨，而這時(shí)候，會(huì)場(chǎng)周邊長(zhǎng)期賴以生存的大爺大媽們（被張會(huì)亭稱作是“展會(huì)游民”或“展會(huì)混子”），開(kāi)始陸續(xù)入場(chǎng)，他們?cè)缫褜?duì)周圍環(huán)境了然于心，也早已跟會(huì)場(chǎng)保安等混的很熟，于是他們總能找到免費(fèi)入場(chǎng)的方式。他們進(jìn)來(lái)后便開(kāi)始瘋狂掃蕩。先是找?guī)讉€(gè)手提袋，然后開(kāi)始往里面瘋狂裝廣告宣傳單頁(yè)，偶爾碰到參展企業(yè)比較好的小禮品、紀(jì)念品等便瘋狂去搶。廣告頁(yè)背回家賣廢紙，而其他小玩意則放家里或給孩子孫子們留著當(dāng)玩具。
第六天，撤展。絕大多數(shù)參展企業(yè)開(kāi)始收攤走人，裝修裝飾公司則又卷土重來(lái)，叮叮咣咣開(kāi)始拆各種架子。大量垃圾滿地都是，猶如被洗劫過(guò)一般。對(duì)參展企業(yè)來(lái)講，從預(yù)訂展位開(kāi)始，展位費(fèi)、搭建費(fèi)，物料費(fèi)，出樣費(fèi)，小禮品等，各項(xiàng)都是費(fèi)用，但真正一場(chǎng)下來(lái)究竟有多大回報(bào)，則只有自己知道。
一個(gè)展會(huì)活動(dòng)的周期就這樣匆匆而來(lái)，匆匆而終，保潔員打掃一下衛(wèi)生，迎接下一個(gè)周期的輪回……
一邊是展會(huì)活動(dòng)中經(jīng)濟(jì)的繁榮景象；另一邊是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的雜亂無(wú)章，真可謂成也蕭何，敗也蕭何！
展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)象與問(wèn)題：
通過(guò)上述對(duì)展會(huì)活動(dòng)生命周期的分析來(lái)看，我們發(fā)現(xiàn)展會(huì)活動(dòng)里面的企業(yè)活動(dòng)通常呈現(xiàn)出以下幾個(gè)很明顯的現(xiàn)象和問(wèn)題：
第一，參展企業(yè)（尤其是很多好大喜功的所謂大企業(yè)）往往醉心于瘋狂搭建展位的競(jìng)賽，過(guò)于關(guān)注展位本身的搭建和視覺(jué)表現(xiàn)效果，更重視展位外觀，展位形象、展位大小、門(mén)頭高低的攀比；好像以此來(lái)彰顯出企業(yè)的實(shí)力。但對(duì)廣大游客和觀眾而言，卻未必最看重這些；
第二，在展位搭建競(jìng)賽之后，緊跟著的是展品的布局，越來(lái)越別具匠心，從地面上升到空中，從單純的產(chǎn)品展示上升到模特、卡通形象的全方位包裝，從單一的靜態(tài)展示上升到聲光電等技術(shù)的綜合利用。這一點(diǎn)從今天的現(xiàn)代化展會(huì)活動(dòng)發(fā)展方向來(lái)看，是一個(gè)必然的發(fā)展方向，并且也成為僅次于展位搭建競(jìng)賽的重要競(jìng)爭(zhēng)方式；但仍然停留在“物”的層面上。
第三，多少場(chǎng)展會(huì)下來(lái)，我們看到每一個(gè)展區(qū)的參展企業(yè)負(fù)責(zé)人和接待人員對(duì)游客和觀眾無(wú)外乎就是發(fā)放資料，請(qǐng)賜名片，發(fā)放紙袋，發(fā)放環(huán)保袋、發(fā)放小禮品等。再匆忙進(jìn)行簡(jiǎn)單交流，至于究竟有多少真正的客戶或潛在客戶？聽(tīng)天由命吧。這不能不說(shuō)是極大的資源浪費(fèi)。“人”的問(wèn)題仍然沒(méi)有調(diào)動(dòng)起來(lái)。
展會(huì)活動(dòng)成功“四句話”：
那么，有沒(méi)有可能把“人”的因素給巧妙地調(diào)動(dòng)起來(lái)呢？答案是有。那就是在展會(huì)活動(dòng)中進(jìn)行嵌入式的論壇或儀式。把相對(duì)普通被動(dòng)的參展和展出，升級(jí)為吸納游客、觀眾、目標(biāo)客戶的主動(dòng)參與和融入其中。很多時(shí)候，客戶只需多花幾萬(wàn)元就可以實(shí)現(xiàn)有聲有色，有效規(guī)避了發(fā)放資料請(qǐng)賜名片等相對(duì)普通的流程環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了客戶的主動(dòng)聚攏。
睿陽(yáng)活動(dòng)策劃公司經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的觀察實(shí)踐和認(rèn)真總結(jié)，我們提出了展會(huì)活動(dòng)策劃成功“三字經(jīng)”：
1、快而精，易聽(tīng)懂
眾所周知，展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)不是封閉式會(huì)議室，展廳空曠，難免有回聲。并且，人處在如此開(kāi)放的展會(huì)活動(dòng)環(huán)境中，易出現(xiàn)走馬觀花、眼花繚亂、左顧右盼、精力不集中等一些很自然的毛病；這些都屬于正常的生理反應(yīng)。正緣于此，企業(yè)在展會(huì)活動(dòng)中搞嵌入式論壇或儀式的時(shí)候就要嚴(yán)格遵循此項(xiàng)原則。比如說(shuō)議程安排要做到快而精，而整個(gè)流程的內(nèi)容要通俗易懂不拗口不費(fèi)腦筋，要更重視形式和氣勢(shì)以及氣氛的營(yíng)造等等，這些都是必須的。
2、禮品誘，聚人氣
通常，企業(yè)在展會(huì)活動(dòng)過(guò)程中會(huì)派發(fā)一些小禮品，有當(dāng)然比沒(méi)有強(qiáng)，但究竟禮品該如何定位，能起到多大價(jià)值和作用，這一點(diǎn)企業(yè)在采購(gòu)和配置時(shí)非常值得思考。普通禮品沒(méi)有新意，但太貴的禮品又成本太高；發(fā)少了人氣不夠，發(fā)多了而很多人又不是目標(biāo)人群，這確實(shí)是一種兩難抉擇。所以我們要善于把控現(xiàn)場(chǎng)人氣與禮品發(fā)放的平衡點(diǎn)。對(duì)目標(biāo)參與人群會(huì)給予禮品方面的重視，普通參觀游客則僅僅是象征性地給與紙袋等小商品，所以這時(shí)既要對(duì)人群進(jìn)行篩選確保禮品不盲目流失，還要能保證不傷害整個(gè)品牌的大氣形象，不讓觀眾反感。
3、重參與，多互動(dòng)
目前，展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)狀是僅僅是發(fā)放資料，請(qǐng)賜名片等等的簡(jiǎn)單交流，在這種場(chǎng)合下觀眾及參展商進(jìn)行深入洽談顯然不太可能，所以這就需要參展商想方設(shè)法來(lái)增強(qiáng)參觀游客的體驗(yàn)感和互動(dòng)性，以此來(lái)形成難以忘懷的印象，像一些展出直接用到的設(shè)施及演示過(guò)程，要增進(jìn)游客對(duì)產(chǎn)品和公司的綜合認(rèn)知，可進(jìn)行互動(dòng)，讓對(duì)方談感受，可以充分體現(xiàn)出對(duì)目標(biāo)人群或參與成功人群的尊重和人性化關(guān)懷。
4、管財(cái)物，防混子
中國(guó)的展會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展了最近幾十年，在很多展會(huì)的周邊，比如廣州的一些會(huì)展中心周邊，都聚集了很多社區(qū)居民和一些收破爛的人，他們會(huì)用不同方式混進(jìn)展區(qū)，大量收集禮品、單頁(yè)資料、環(huán)保袋等不同產(chǎn)品，回收的資料回去賣廢紙，其他有用的東西則予以留存。這樣久而久之，會(huì)形成一種“展會(huì)活動(dòng)拾荒產(chǎn)業(yè)”，從這個(gè)角度上來(lái)講，會(huì)造成嚴(yán)重的資源流失及浪費(fèi)。同時(shí)，展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)雜亂，那些器材，展品，樣品，哪怕是插線板這樣的設(shè)施，都需要進(jìn)行保護(hù)，這就要求參展企業(yè)的所有工作人員，從進(jìn)到這個(gè)會(huì)場(chǎng)開(kāi)始，都時(shí)刻要有防范意識(shí)，對(duì)于展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的所有物料都要做好清點(diǎn)和有效管控，隨時(shí)提高警惕，對(duì)于參加展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的人千萬(wàn)不要掉以輕心，甚至哪怕是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手企業(yè)的人，也不可不防。不要認(rèn)為每個(gè)人都很高尚，一旦展會(huì)活動(dòng)結(jié)束造成丟東落西，甚至重要物品流失的現(xiàn)象，到那時(shí)就悔之晚矣。
總之，在中國(guó)的展會(huì)活動(dòng)還有很多不規(guī)范的地方。每次當(dāng)我們走出展會(huì)活動(dòng)策劃現(xiàn)場(chǎng)，回頭看看那些原本搭建很好而又即將被拆的各種展位展架和物品，總會(huì)涌現(xiàn)出“曇花一現(xiàn)、匆匆繁榮”的感慨。睿陽(yáng)活動(dòng)策劃公司在此衷心希望各參展企業(yè)能在參展后永續(xù)繁榮，而“匆匆”僅僅是一個(gè)顧盼有情的回眸。
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