怎樣將展會活動策劃現場處理好？
知識分享- 標題：怎樣將展會活動策劃現場處理好？
大家都知道，在中國大大小小的展會活動每一年都會舉辦很多，特別是在北京、廣州這樣的大城市，經常舉辦一些大型展覽活動策劃，這里面也自然少不了很多企業的積極參與，而不少的活動策劃公司為了幫助企業將展會活動策劃搞好，付出了不少的努力。下面，睿陽活動策劃公司就跟大家說說，怎樣將展會活動策劃的現場處理好。
展會活動策劃的悲催生命周期：
一般來說，一場展會活動的正式展出時間往往只有三到四天，再加上前期布展1-2天或最后撤展的1天，合計大約5-6天。于是我們看到了一個展會活動非常悲催的生命周期：
第一天，搭建展位場地，大量貨車涌入，裝修裝飾公司現場布展，活動策劃公司負責人或展位主辦方代表到場查看，一個個形態各異的展位展架拔地而起，參展企業人人充滿了希冀和美好向往；
第二天，開始布展，著重是參展產品的布局和一些細軟物料的鋪設。如卡通模特假人POP等、聲光電設備、禮品贈品手提袋等配備、甚至插線板、飲水機等各項物料。
第三天，今天正式開始展出，由于是剛開始，所以秩序井然，參展企業工作人員也通常會熱情高漲、嚴陣以待。觀眾游客也通常最多，熙熙攘攘、人頭攢動，整個景象和氣氛都體現出熱鬧、壯觀。
第四天，展會活動進入中期，參會觀眾游客通常會衰減至一半，但也不乏有個別真正不想趕場子湊熱鬧的目標客戶，昨天嫌人多沒來，今天剛好過來。但參展企業的人則由于忙了昨天一天，今天已經呈現出例行公事的樣子了。熱情度有很大衰減。
第五天，展會活動進入后期，參展企業人員已經明顯出現疲態，甚至有一點巴不得趕緊結束收攤走人。部分企業展位干脆開始就地瘋狂甩貨，而這時候，會場周邊長期賴以生存的大爺大媽們（被張會亭稱作是“展會游民”或“展會混子”），開始陸續入場，他們早已對周圍環境了然于心，也早已跟會場保安等混的很熟，于是他們總能找到免費入場的方式。他們進來后便開始瘋狂掃蕩。先是找幾個手提袋，然后開始往里面瘋狂裝廣告宣傳單頁，偶爾碰到參展企業比較好的小禮品、紀念品等便瘋狂去搶。廣告頁背回家賣廢紙，而其他小玩意則放家里或給孩子孫子們留著當玩具。
第六天，撤展。絕大多數參展企業開始收攤走人，裝修裝飾公司則又卷土重來，叮叮咣咣開始拆各種架子。大量垃圾滿地都是，猶如被洗劫過一般。對參展企業來講，從預訂展位開始，展位費、搭建費，物料費，出樣費，小禮品等，各項都是費用，但真正一場下來究竟有多大回報，則只有自己知道。
一個展會活動的周期就這樣匆匆而來，匆匆而終，保潔員打掃一下衛生，迎接下一個周期的輪回……
一邊是展會活動中經濟的繁榮景象；另一邊是展會現場的雜亂無章，真可謂成也蕭何，敗也蕭何！
展會活動現場的現象與問題：
通過上述對展會活動生命周期的分析來看，我們發現展會活動里面的企業活動通常呈現出以下幾個很明顯的現象和問題：
第一，參展企業（尤其是很多好大喜功的所謂大企業）往往醉心于瘋狂搭建展位的競賽，過于關注展位本身的搭建和視覺表現效果，更重視展位外觀，展位形象、展位大小、門頭高低的攀比；好像以此來彰顯出企業的實力。但對廣大游客和觀眾而言，卻未必最看重這些；
第二，在展位搭建競賽之后，緊跟著的是展品的布局，越來越別具匠心，從地面上升到空中，從單純的產品展示上升到模特、卡通形象的全方位包裝，從單一的靜態展示上升到聲光電等技術的綜合利用。這一點從今天的現代化展會活動發展方向來看，是一個必然的發展方向，并且也成為僅次于展位搭建競賽的重要競爭方式；但仍然停留在“物”的層面上。
第三，多少場展會下來，我們看到每一個展區的參展企業負責人和接待人員對游客和觀眾無外乎就是發放資料，請賜名片，發放紙袋，發放環保袋、發放小禮品等。再匆忙進行簡單交流，至于究竟有多少真正的客戶或潛在客戶？聽天由命吧。這不能不說是極大的資源浪費。“人”的問題仍然沒有調動起來。
展會活動成功“四句話”：
那么，有沒有可能把“人”的因素給巧妙地調動起來呢？答案是有。那就是在展會活動中進行嵌入式的論壇或儀式。把相對普通被動的參展和展出，升級為吸納游客、觀眾、目標客戶的主動參與和融入其中。很多時候，客戶只需多花幾萬元就可以實現有聲有色，有效規避了發放資料請賜名片等相對普通的流程環節，實現了客戶的主動聚攏。
睿陽活動策劃公司經過長期的觀察實踐和認真總結，我們提出了展會活動策劃成功“三字經”：
1、快而精，易聽懂
眾所周知，展會活動現場不是封閉式會議室，展廳空曠，難免有回聲。并且，人處在如此開放的展會活動環境中，易出現走馬觀花、眼花繚亂、左顧右盼、精力不集中等一些很自然的毛病；這些都屬于正常的生理反應。正緣于此，企業在展會活動中搞嵌入式論壇或儀式的時候就要嚴格遵循此項原則。比如說議程安排要做到快而精，而整個流程的內容要通俗易懂不拗口不費腦筋，要更重視形式和氣勢以及氣氛的營造等等，這些都是必須的。
2、禮品誘，聚人氣
通常，企業在展會活動過程中會派發一些小禮品，有當然比沒有強，但究竟禮品該如何定位，能起到多大價值和作用，這一點企業在采購和配置時非常值得思考。普通禮品沒有新意，但太貴的禮品又成本太高；發少了人氣不夠，發多了而很多人又不是目標人群，這確實是一種兩難抉擇。所以我們要善于把控現場人氣與禮品發放的平衡點。對目標參與人群會給予禮品方面的重視，普通參觀游客則僅僅是象征性地給與紙袋等小商品，所以這時既要對人群進行篩選確保禮品不盲目流失，還要能保證不傷害整個品牌的大氣形象，不讓觀眾反感。
3、重參與，多互動
目前，展會活動現場的現狀是僅僅是發放資料，請賜名片等等的簡單交流，在這種場合下觀眾及參展商進行深入洽談顯然不太可能，所以這就需要參展商想方設法來增強參觀游客的體驗感和互動性，以此來形成難以忘懷的印象，像一些展出直接用到的設施及演示過程，要增進游客對產品和公司的綜合認知，可進行互動，讓對方談感受，可以充分體現出對目標人群或參與成功人群的尊重和人性化關懷。
4、管財物，防混子
中國的展會經濟發展了最近幾十年，在很多展會的周邊，比如廣州的一些會展中心周邊，都聚集了很多社區居民和一些收破爛的人，他們會用不同方式混進展區，大量收集禮品、單頁資料、環保袋等不同產品，回收的資料回去賣廢紙，其他有用的東西則予以留存。這樣久而久之，會形成一種“展會活動拾荒產業”，從這個角度上來講，會造成嚴重的資源流失及浪費。同時，展會活動現場雜亂，那些器材，展品，樣品，哪怕是插線板這樣的設施，都需要進行保護，這就要求參展企業的所有工作人員，從進到這個會場開始，都時刻要有防范意識，對于展會活動現場的所有物料都要做好清點和有效管控，隨時提高警惕，對于參加展會活動現場的人千萬不要掉以輕心，甚至哪怕是競爭對手企業的人，也不可不防。不要認為每個人都很高尚，一旦展會活動結束造成丟東落西，甚至重要物品流失的現象，到那時就悔之晚矣。
總之，在中國的展會活動還有很多不規范的地方。每次當我們走出展會活動策劃現場，回頭看看那些原本搭建很好而又即將被拆的各種展位展架和物品，總會涌現出“曇花一現、匆匆繁榮”的感慨。睿陽活動策劃公司在此衷心希望各參展企業能在參展后永續繁榮，而“匆匆”僅僅是一個顧盼有情的回眸。
推薦閱讀：展會活動案例